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企业OA项目实施六大注意事项

导读:办公自动化(OA)软件,作为一种信息化的对象,经由过程统一办公规范,加快信息流动,可以有效地前进员工事情效率,低落企业运营资源。因为它合时地顺应了信息技巧成长的潮流,今朝已徐徐成为企业日常运转的必备对象。

办公自动化(OA)软件,作为一种信息化的对象,经由过程统一办公规范,加快信息流动,可以有效地前进员工事情效率,低落企业运营资源。因为它合时地顺应了信息技巧成长的潮流,今朝已徐徐成为企业日常运转的必备对象。

有鉴于此,济南柴油机株式会社共同企业整体搬家筹划,根据公司信息化扶植总体规划的要求,从2004年12月起,开始了济柴OA项目的实施事情。颠末近一年光阴的辛苦事情,于2005年11月尾基础完成项目扶植事情,2005年12月1日开始在公司范围内进行径期一个月的试运行,于2006年1月1日在公司正式上线运行。

从调研到上线,其间颠末多次沟通、测试、调剂,上线运行今后又根据各部门用户的意见添加了多个模块,部分流程也进行了响应调剂。在此,根据这两年全程介入该项目实施的事情履历,就实施中各个阶段的一些留意事变谈一下小我的见地。

一、 调研

在调研阶段,比产品调研更紧张的是对本企业各部门紧张事情流程和数据共享需求的调研。在收集高度遍及的本日,企业人员每每经由过程注册会员、收发邮件、收集论坛等都若干对信息系统有所懂得,并且很有可能孕育发生过经由过程应用一种信息化对象来开出手工处置惩罚那些繁琐而重复的事情的设法主见。着实这便是对OA系统功能的一种最基础的需求,仔细懂得他们对将来自动化办公的期望和要求,也就达到了前期功能调研的目的,并且对之后的产品选型及试用也大年夜有裨益。

在产品调研方面要“广泛撒网,重点捞鱼”。首先,要尽可能懂得今朝市道市面上的所有产品,其产品资料也是越多越好,最好有演示盘,以致试用版。这样,网络的产品资料才能更直不雅,也更方便我们懂得其功能。其次,应带有必然标准去懂得各产品,这个标准应早年期对本企业的调研中总结出来,不必然要形成书面材料,但在产品调研历程中要胸有定见。市道市面上的产品形形色色,数量不菲,只有这样才能省时省力地找出几个相符本企业需求的重点产品,以备具体懂得和对照,为下面的选型事情打好根基。

二、 选型

有了前面的事情,这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了,但并不比之前的事情轻松,由于这些产品在主要功能实现上区别很小,就好比到了企业招聘的着末一关口试,取舍更难。以本人尚不算富厚的履历觉得,应从以下几方面多加斟酌:

第一,从软件布局方面斟酌,应选择与单位前提相适应的,这样对软件进行改动、扩充和掩护时将轻易实现。虽然现在的OA系统都是通用软件,可以随时根据用户的必要对软件模块进行增删改动,但选择不合的系统,对软件进行改动的幅度肯定是不合的,从而增添的软件资源也就上下不一了。从这一点上说,要选择产品系统组成与企业必要对照起来最靠近的。

第二,从售后办事方面斟酌,应选择能及时供给办事支持的开拓代理商。要从根本上办理办事的包管问题,应尽可能使办事本地化,这样有利于获得及时办事,而且办事费相对来说也较低,否则越来越高的办事费将成为单位的一个沉重包袱。OA系统在企业的覆盖面对照广,其涵盖的营业可多可少,没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线,就会成为企业各部门的日常必需对象,是以,在随后的光阴里,只会越来越凸显出售后办事的紧张性。

第三,从价格方面斟酌,多懂得,多对照,只管即便选出最高的性价比。

三、 试用

做出选择后,就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的工作,尤其是关系到事情流的部分,这也是OA系统的核心利用部分,因为信息部门的人员在日常事情中对企业的事情流程打仗很少,光靠在调研中获得的那些资料对系统中的事情流部分进行简单的流转测试,是很难发明细节上的问题的。而常常打仗企业事情流程的人员因为对流转中曾经呈现的偶尔事故有较亲自的体会,则每每能发明在该部分存在的罅漏。以本公司的实施历程为例,虽然我们在开始公司范围内的试运行之前对系统进行了周全细致的测试,但在随后的一个月试运行中照样呈现了很多预感不到的问题。

四、 沟通

运行中呈现了问题要办理,就涉及到了与开拓商方面的沟通问题。这就必要留意两点:一是内部问题,假如不是小型企业的话,一样平常实施项目的基层认真职员至少有两个,这里所说的内部问题,便是与对方实施职员沟通最频繁的几小我必然要针对今朝系统存在问题杀青同等意见,然后再去与对方进行沟通。否则,就可能在一些关于对按钮的应用习气、页面的均匀美不雅等非紧张问题上呈现不同,有的主张改进,有的说不改也行。这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改彷佛无关紧要,但却无疑会对今后的沟通造成悲不雅影响,使己方处于被动。二是对对方实施职员要有要求,对能够办理的问题,应提醒其在计划光阴内实现,对软件不能办理的问题,要拿出相关来由,以方便我们对比查找资料,合营找出其他办理措施。

五、 培训

培训有两个方面。一是系统治理员的培训;二是通俗用户的培训。系统治理员的培训异常紧张,由于系统治理员对系统各个模块的认识程度、对软件所应用对象的纯熟程度将对系统实施效果孕育发生很大年夜影响。只有掌握了这些常识,治理员才能在系统呈现问题时具备阐发与处置惩罚的能力,以包管系统正常运行。别的,培训最好采纳解说培训与办理运行中呈现的问题交替进行的要领。这样,有助于用户更快地认识系统。

六、 运行掩护

日常运行掩护中只要做到一点:用户有问题时系统治理员要及时办理,办理不了的及时与开拓商的实施职员联系。系统治理员要在赓续呈现问题办理问题的轮回中,慢慢前进办理问题的能力,以包管OA系统的实施效果。

关于实施中应该留意的问题肯定还有很多,但条件必然是要多投入精力,对OA产品充分调研,对本企业环境充分懂得,并对项目成功实施充溢信心与热心!

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